オフィスのデスクは書類や文房具などであふれかえり、乱雑になりがちです。デスクの上が乱雑になってしまうと、作業効率が落ちたり、セキュリティや防災の観点からリスクがあったりします。
そこでこの記事では、オフィスのデスクを整理する方法を紹介します。具体的なポイントを交えつつ、実践的な方法を紹介するので、オフィスのデスクをきれいに整理したい方はぜひ参考にしてみてください。
オフィスのデスクが散らかる理由
オフィスのデスクが散らかってしまう主な理由を3つ紹介します。
業務に関係のない物が散乱している
オフィスのデスクが散らかってしまう理由の1つに、業務に関係のない物が散乱していることが挙げられます。業務に関係のない物を多く置いてしまうと、当然デスクの上は散らかってしまいます。
気分転換のために個人的な物を置くのは問題ありませんが、適度な量に留めることが重要です。デスク上に私物が多くなれば、業務スペースが少なくなり、業務への集中力を妨げることになりかねません。
デスク上はなるべく必要な物だけを置くようにし、業務に必要のない物は引き出しや収納スペースなどに入れるようにしましょう。
整理を後回しにしてしまっている
業務が忙しくデスクが散らかってしまうのは仕方のないことですが、整理整頓を後回しにしてしまうと段々と物が積み重なり、片付け作業により手間がかかってしまいます。
特に、忙しい時期には整理を後回しにしがちで、デスクがよく散らかってしまいます。できれば定期的にデスク整理のために時間を確保するのがおすすめです。
例えば、始業開始から5分間はデスクの整理に充てるだけでも、常に整った状態を保てるようになるでしょう。
片付ける習慣がついていない
日頃から片付ける習慣がついていないと、デスクはすぐに散らかってしまいます。特に「物を収納する場所を決めていない」「不要なものはなるべく置かない・すぐに捨てる」といった習慣がない方は、すぐにデスクの上を乱雑にしがちです。
片付ける習慣がない方は、まず物の定位置を決めておき、その場所に戻す習慣をつけることから始めましょう。また、片付けを習慣化するため、チェックリストを作成して定期的に物が定位置に収納されているか、不要なものは捨てているかなどを確認すると効果的です。
オフィスのデスクを整理するメリット
オフィスのデスクを整理する主なメリットを4つ紹介します。
集中して仕事に取り組める
デスクを常に整頓しておけば、仕事に集中しやすい環境を作ることができます。整理整頓されたデスクを維持できれば、タスクの処理能力が向上します。
実際に、大阪商工会議所が調査した「『掃除でおもてなし』事業（研究会、アンケート調査結果、セミナー）について」によると、オフィス清掃の効果として「作業・業務効率の向上およびコストの削減が実現した」が全体の36.2％にもなりました。
こちらはオフィス環境全体に関する調査ですが、同様にデスクをきれいに整理しておくことで集中力を妨げる要因を取り除き、作業効率のアップにつなげられるでしょう。
また、人間の脳は、視界に入る情報を優先的に処理するため、業務に関係ない物が散乱しているとタスクの処理能力が落ちるといわれています。脳に不必要な情報を与えないよう、デスクは常に整理整頓しておきましょう。
必要な物をすぐに見つけられるようになる
デスクが整理されていれば、必要なときにすぐ物を見つけられるようになります。業務に必要な物をすぐに見つけられれば時間を節約でき、業務効率のアップにつながります。
例えば、1日に5分間の探し物をする従業員が年間200日働くとすると、1年間で16.7時間のタイムロスが生まれる計算になります。仮に、そのような従業員が50人いて、全員の時給が3,000円の場合、会社は年間で約250万円の浪費をしていることになります。
必要な物を探す時間が多くなればなるほど、会社は損失を生むことにつながるといえます。企業のコスト管理の観点からも、必要な物をすぐに見つけられる環境を作ることは重要です。
情報漏洩や書類の紛失リスクを抑えられる
デスクが散乱していると、書類を紛失するリスクが高まります。社内の情報セキュリティの観点からも、デスク上を整理しておくことが不可欠です。
昨今、情報漏洩に関する社会の目は厳しくなっています。特に大きな企業ほど、1つの重大な書類を紛失してしまうことで情報が漏洩し、ニュースやネット記事で取り上げられることで、企業の信頼を大きく毀損してしまう恐れもあるのです。
情報漏洩や書類の紛失リスクを抑えるために、部署ごとに書類をまとめる、重要度に応じて個人のデスクではなく専用の収納場所に保管しておく、といったルールを定めておくとよいでしょう。
地震などが起きたときに落下物を減らすことができる
デスクを整理しておくことで、地震が発生した際などに落下物による事故を未然に防げる可能性が高まるでしょう。
乱雑に物を置いているデスクでは、少しの揺れでバランスが崩れて物が落ちやすくなってしまいます。特に、重たい電子機器などが落ちてしまうと、重大な事故や機器の破損などを引き起こしてしまう恐れもあるのです。
また、電子機器などが落下してしまうと避難通路を妨げる恐れがあり、防災上の問題となります。従業員の安全を守るためにも、デスクを整理しておくことは重要です。
オフィスのデスクを整理整頓する方法
オフィスのデスクを整理するメリットを紹介したところで、具体的に整理整頓する方法をデスクの場所別に5つ紹介します。
机の上：物を最小限にする
まず、デスクの上に置く物は最小限にしておきましょう。パソコンや電話、文房具など、業務に必要な物のみを残すようにします。業務に不要な私物は、なるべく置かないように気を付けましょう。
書類はトレイやファイルスタンドを使って立てて保管しておき、必要な書類があればすぐに取り出せるようにします。
さらに、作業終了後や就業後などに、毎回机をリセットする癖をつけておくと、常にデスクは最小限の物で済ませられるようになります。
書類：カテゴリ別に分類する
デスク上の書類についてはカテゴリ別に分類し、ラベルを貼って整理するのがおすすめです。ファイルボックスや書類ケースを使うと、種類や重要度、緊急度などに応じて書類を分類し、管理できるようになります。
さらに、一定期間使用していない書類については処分し、必要な書類のみを残すこともポイントです。処分するかどうか悩む書類については、スキャンをしてPDF化し、クラウド上で保存する方法もあります。
手前の引き出し：その日使う資料や普段使う物はデスク上に出す
デスクの手前の引き出しは、その日に使う資料や普段使う物などを収納しておくと便利です。具体的には、ペンやメモ帳、ホッチキス、スケジュール帳など、日常的に使う物を収納します。
さらに、引き出しの中は仕切りを使って分けておくと、物同士が混ざらずに取り出しやすくなります。
一段目の引き出し：小さな物を収納する
引き出しの段ごとに用途を分けると、物を整理しやすくなります。一段目は手が届きやすいので、頻繁に使う物を収納しておくと便利です。具体的には、ノートや電卓、スケジュール帳などが適しています。
頻繁に使う物は種類が多く、乱雑になりがちです。そのため、トレイや引き出し用の仕切りなどを使って分けると整理整頓しやすくなります。
二段目の引き出し：頻繁には使わないが必要な物を収納する
引き出しの二段目は、一段目ほど手を伸ばしにくくなります。そのため、二段目には頻繁には使わないものの、必要になることが多い物を収納するのがおすすめです。
業種や仕事内容にもよりますが、ハサミやカッターナイフ、名刺ケースなどが適しているでしょう。
三段目の引き出し：使用頻度が低い物を収納する
引き出しの三段目は最も手が届きにくいため、使用頻度が低い物の保管に適しています。また、デスクの設計にもよりますが、三段目（最も下の段）は他の引き出しよりも収納スペースが広いことが多いです。
そのため、普段あまり使用しないファイルや書籍、電源コードなどを収納するのに便利です。ただし、使わない物を無造作に三段目の引き出しに詰め込むと中が乱雑になるので、不要な物は引き出しに入れない習慣をつけることもポイントです。
オフィスのデスクを整理する際のポイント
最後に、オフィスのデスクを整理する際に知っておきたいポイントをいくつかまとめました。整理整頓が苦手で悩んでいる方は、ぜひ参考にしてみてください。
ナレムコの法則に従って不要な物を処分する
デスクの書類を整理する際は、「ナレムコの法則」に従うことをお勧めします。ナレムコの法則とは、仕事で使用される書類の99％は1年以内に作成されたものであり、言い換えれば、1年以上前に作成された書類はほとんど使われないという確率論です。
つまり、保管が必要な契約書などを除けば、1年以上前に作成された書類はほとんど使わないため、捨てても大きな問題はないといえるでしょう。1年以上前に作成された書類で、現在使わず保存の必要もないものは、思い切って破棄するのも一つの方法です。
使い終わったら片付ける癖をつける
デスクが徐々に散らかっていくのは、使った後にそのまま放置してしまうためです。そこで、作業終了後などに定期的に片付ける習慣をつけましょう。
ビジネスパーソンは忙しい方が多いと思いますが、片付けにはそれほど時間をかける必要はありません。作業終了後に可能であれば5分、最低でも30秒ほど片付けに時間を取るだけでも十分です。
使った物はすぐに元の場所に戻し、不要な物はすぐに捨てることを徹底すれば、作業終了後の短時間の片付けでもデスクを常に整理された状態に保つことができます。
デスク用品の定位置を決める
デスクの上が乱雑になるのは、物の定位置が決まっていないことが原因であることが多いです。デスク用品の置き場所については、自分なりのルールを決めておくことが重要です。
定位置が決まっていれば、毎回置く場所に迷うことなく、決まった場所にすぐに保管できるようになります。
定位置を決める際には、トレイや引き出し用の仕切りを活用すると便利です。収納スペースごとに「頻繁に使うもの」「文房具」「書類関係」などと分類しておくと、定位置を決めやすくなります。
できるだけ縦に整理する
デスクを整理する際は、縦に整理することを心がけるとよいでしょう。デスク上の書類や文具を平積みにすると、乱雑になりやすく、必要な書類をすぐに取り出せなくなります。
そのため、デスク上の物や書類は基本的に縦置きにしましょう。書類は立てて保管できるボックスを使い、探しやすいようにラベルを貼るとさらに便利です。ボールペンやホッチキスなどの文房具は、ペン立てに入れて整理すると使いやすくなります。
オフィスのカーペットならスミノエ
オフィスのデスク整理は、業務効率の向上のために欠かせません。デスクの上が散らかる原因は、不要な物の散乱や片付けの後回し、整理整頓をする習慣がないことなどにあります。
オフィスのデスクを整理することで、集中力の向上や情報セキュリティの強化、災害時の安全性向上などのメリットがあります。常にデスクを整理された状態にしておくためにも、デスクの物を最小限にしておき、書類をカテゴリ別に分類したり、引き出しを用途別に使い分けたりすることが重要です。
業務に集中しやすいオフィス環境を整えるためには、デスクの整理だけでなく、床材の選択も重要な要素の一つです。スミノエのカーペットは、制電や防汚、防炎といった機能性に優れながら、豊富なデザインで展開されており、オフィス環境の改善に寄与することが可能です。
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